Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.

GTD — это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов

Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать

GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.
Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Рекомендации по эффективному управлению сотрудниками

1. Пресечение возможного воровства, ведь с коллегой всегда проще договорится.
2. Увеличение оборота клиента. Личным примером вы наверняка покажете, как следует увеличивать объем заказов клиентом.
3. Выявление неточностей или пробелов при заполнении отчетов. Если сотрудник забывал заполнять отчеты или вносить что-то в CRM-систему, после вашего заполнения ему будет неловко и он исправится.

Не повышайте личностный план продаж часто! Некоторые руководители отдела продаж совершают распространенную ошибку. Когда продавец начинает продавать много, они чуть ли не каждый месяц повышают план. Это плохая практика, так как по истечении нескольких месяцев, менеджер перестанет выполнять его. Он будет думать, что в следующий раз план опять повысится, и начнет переносить клиентов по отчету на следующий месяц или просить оплатить товар позже. Возможной корректировке может подвергаться только годовой план.

При наборе продавцов не бросайте новичка по принципу «пусть сам выплывет». В продажах это очень негигиенично. Если вы так сделаете, скорее всего новичок не справится с самостоятельным изучением основ продаж или вашего продукта. Свежеиспеченному менеджеру нужна поддержка и наставник, нужен кто-то, кто проведет его за руку через все этапы пока тот не заключит сделку. Если вы не будете уделять стажеру максимум внимания, вы его демотивируете и он просто уйдет. Если у вас нет времени, поставьте новичку опытного наставника. Но лучше возьмитесь за него сами. По опыту скажу, что матерые продавцы не любят делиться своими техниками и секретами.

Если к вам в отдел пришел новый менеджер, не стоит давать ему для обзвона старых, ушедших клиентов. Хоть это и распространенная практика, она в корне неправильна. Если клиент ушел от вашей компании, он сделал это по какой-то причине, то есть был негатив. Подобных клиентов, конечно же, можно вернуть при грамотном подходе, однако новичку подобные тонкости неизвестны. Когда он начнет звонить ушедшим клиентам, он узнает кучу негативной информации о вашей компании, продукте, коллегах, логистике или бухгалтерии. Ему это знать ни к чему

Возвратом клиентов должны заниматься опытные люди.
При обучении новых сотрудников уделите внимание не обучению продукта, а обучению навыков продаж. Про продукт сотрудник узнает за пару недель, и единственное что он должен знать на начальных этапах – как ваш продукт облегчает жизнь клиентов

Направьте обучение в русло освоения продаж, не продукта.
Никогда не берите сотрудника, из-за его клиентской базы. Многие руководители думают, что взяв такого сотрудника, вы выиграете, он приведет еще больше клиентов, а конкуренты останутся ни с чем. Ничего подобного. Человек, который привел к вам определенную клиентскую базу – заведомо нелояльный сотрудник. Через полгода ему может надоесть, и он заберет клиентов и у вас. Нанимайте людей не из-за клиентской базы, а за знания, умения и навыков.

Недоброжелатели

Другая важная категория ваших сотрудников — это ваши недоброжелатели и люди, до сих пор относившиеся к вам нейтрально.

От них можно ждать как откровенного саботажа, так и «холодной войны». Одна из самых больших ошибок, которую делают новые руководители, заключается в том, что они начинают заигрывать с этими людьми, боясь, что те подорвут рабочий процесс, а вместе с ним и доверие руководства к новому менеджеру. Не стоит этого делать. Потому, что они сразу же примут стремление наладить контакт за вашу слабость и начнут переваливать свою работу на вас. Чтобы обезопасить себя, научитесь ставить задачи таким образом, чтобы все детали были оговорены изначально. А для этого будет полезно изучить технологию целеполагания SMART.

Также в отношении этих людей не стоит сразу демонстрировать свою власть, раздавая наказания и выговоры. Однако требования к исполнению заданий в отношении них должны быть не менее строгими, чем в отношении «друзей». Помните, что обид и разочарований в коллективе избежать не получится, как не получится избежать и собственных эмоций. Все-таки, мы люди. Но очень советую взять на вооружение «правило вдоха». То есть, когда вам хочется сказать человеку все, что вы о нем думаете, наберите в грудь побольше воздуха. Во время вдоха подумайте, а стоит ли это говорить. Чаще всего, оказывается, что не стоит. Ну, а если вы все-таки решите высказаться, у вас будет достаточно воздуха, чтобы это сделать:).

Вообще, в отношении всех сотрудников очень важно стать предсказуемо объективным. То есть люди должны как можно более точно знать, за что они могут получить поощрение, а за что взыскание

Тогда у вас будет больше возможностей регулировать рабочий процесс и отношения в коллективе.

Список задач

О планировании текущих дел я рассказывал в статье «Тайм-менеджмент — 8 правил. Основы Time management».

Вот выдержка:

Но это не полное планирование, так как можно впасть в другую крайность – лишить себя полноценного отдыха, выполнять работу в ущерб другим приоритетам, таким как:

1. Отдых;
2. Спорт;
3. Обеденное время;
4. Личное время, посвящённое себе, семье;
5. Учёба, чтение, саморазвитие и так далее.

Поэтому, новичкам следует применять планирование, привязывая его к распорядку дня, где всё расписано по минутам.

Распорядок дня

Вам всего один раз нужно составить распорядок дня, от
подъёма до ночного сна

Этот распорядок должен учитывать всё, что важно для
вас

К примеру:

5 утра – подъём, зарядка;

5.00 – 5.30 – гигиенические процедуры, душ и так далее;

5-30 – 7.00 – утренняя пробежка, душ. Во время пробежки слушать аудиокниги по саморазвитию, изучение нового материала. Это лучшее время для запоминания информации;

7-7.30 – лёгкий завтрак;

7-30-11.30 – решение первостепенных вопросов, анализ данных. Выполнение безотлагательных, сложных задач, требующих большого умственного напряжения. Рекомендуется каждый час делать пятиминутные перерывы, включающие лёгкую зарядку. Делается это для снятия общего напряжения, чтобы дать отдых глазам, мозгу.

11.30-12 – обед;

12-13 – отдых для мозга. Можно подремать, помедитировать или
погулять.

13-17.30 – работа, включающая меньшую нагрузку на мозг. Это могут быть переговоры с партнёрами или сотрудниками, консультации, запись видеороликов, составление плана на следующий день и так далее.

17.30-18 – ужин;

18-21 – личное время, в которое включается активный отдых,
прогулки, встречи с друзьями. Если вы человек семейный, то посвятите это время
семье, общению с детьми.

21-5.00 – крепкий и здоровый сон, который поможет вам отдохнуть, а мозгу — упорядочить полученную за день информацию.

Конечно, ваш распорядок будет иным, учитывающим ваши жизненные приоритеты и потребности.

Рекомендации

Планируя свой день, я стараюсь опираться на рекомендации
учёных, которые выяснили в какое время лучше всего функционирует наш мозг.

Но, кроме этого, следует учитывать физиологические
потребности и особенности своего организма.

Постарайтесь на первую половину дня планировать более
сложные задачи.

Я уже не один раз говорил и могу ещё раз повторить – именно составление ПЛАНа ведёт нас вверх по лестнице.

Кстати, составление плана важно не только для рабочих задач, но и для дел домашних. Например, если вы хотите, чтобы в доме был порядок и не приходилось раз в неделю разгребать «завалы», можно составить план ежедневной уборки всех помещений

Например, если вы хотите, чтобы в доме был порядок и не приходилось раз в неделю разгребать «завалы», можно составить план ежедневной уборки всех помещений.

Например такой.

Ещё одна рекомендация от меня — я считаю, что нет ничего ценнее нашего времени. Поэтому, стараюсь не сильно загружать себя работой.

Все задачи, которые можно перепоручить специалистам — я делегирую. Не нужно всё тащить на своих плечах — так можно надорваться.

Всё, что не требует вашего непосредственного участия — отдавайте фрилансерам или личным помощникам.

Так вы успеете гораздо больше и соответственно быстрее достигните цели. Работая с командой помощников вы заработаете в разы больше, чем в одиночку.

Итог

Для того, чтобы достичь в этой жизни успеха, всё успевать — необходимо регулярное, ежедневное планирование.

Обязательно выписывайте приоритетные задачи и следуйте пунктам плана.

Не тратьте своё время впустую на то, что не приносит удовольствия, не приближает к мечте.

Старайтесь жить так, чтобы вечером, при подведении итогов дня не было обидно и горько за бесцельно прожитый день.

Начинайте день с опережением, бодро и весело

Чтобы это развернуть подробно, я перевел все в 10 простых правил. Которые рекомендую вам начать использовать прямо с завтрашнего дня:

Ложитесь спать «сегодня». Все что после 12.00 (00.00) — завтра. В основе банальная биохимия человека. Серотонин и мелатонин — два гормона, которые регулируют такие функции организма как сон, аппетит и настроение

Важно знать, что наиболее активно мелатонин вырабатывается в период с 12 до 2 часов ночи. В эти два часа надо не просто отдыхать, а именно спать, чтобы организм выработал достаточно мелатонина для своего восстановления

Отсюда и правило: для хорошего начала дня ложитесь спать до 23.30.
Вставайте раньше, начинайте день с опережением. Под «раньше» я подразумеваю с 5.00 до 7.00. Рассинхронизируйтесь с большинством. Пока все спят, можно настроиться на дело, сконцентрироваться, сделать что-то важное и никто вас не будет отвлекать. Просто поэкспериментируйте, смещая утро постепенно на 10 минут раньше. Мне, например, комфортен подъем в 5.30, но как абсолютную панацею не навязываю.
Начинайте день с бодрости: поднялся, умылся, разогнался, взбодрился. Думаю, не стоит валяться в постели по 30 минут, настраивая себя на подъем. Лучше улыбнуться, представить себе интересные перспективы дня и бодрой (ключевое слово) походкой направиться в ванную. На разгонку — 5-10 минут. Поехали!
Поправьте картинку дня и расписание в самом начале. Я всегда корректирую утром планы: что надо сделать, в какой последовательности оптимальнее, какие и где будут резервы (всяко бывает). Пусть в вашем распорядке дня 3+ Дела дня работают на ваши Цели года. Я бы с них день и начинал по возможности.
Подвиг до начала всеобщего рабочего дня. Как вам? Да, когда все выйдут на работу вы уже сделали самое важное Дело дня. Голова — светлая, продуктивность — максимальная, «отвлечения» еще не проснулись. Лучшее время самым важным делам!
Пусть утром будет приятный «кусочек» с вашими любимыми людьми. Я встаю рано, сегодня в 5.00. Но в 6.40 я прервусь, чтобы поднять деток, сделать с ними зарядку и помочь начать этот день. Обязательно и моя любимая жена получит свою порцию объятий. И вам рекомендую находить возможность подзарядиться + подзарядить своих близких! А если не с кем, так надо включить это с список активных целей на год.
Спортивный времяблок до 10.00. Я много экспериментировал, пробовал заниматься спортом сразу после подъема, через полчаса и в 8.00. Для меня оптимальным оказалось в районе 9.00. Но это явно нетипичная ситуация. Так что ищете свое «спортивное окно», но то, что оно должно быть, — вне всяких сомнений.
Контрастный душ после спортивного времяблока. Вот я лично не очень себе представляю, как можно после контрастного душа чувствовать себя вялым, унылым и уставшим. Условие: были выполнены все предыдущие правила выше. Попробуйте сами, технологию найдёте в интернете.
Завтрак надо заработать. Не стоит наворачивать «бутербродики» и «кофеек» до 10.00. Кстати, миф про «завтрак съешь сам, обедом поделись с другом, ужин отдай врагу» развеян. Скорее, основной прием пищи оптимальнее в обед. При этом есть можно и нужно гораздо меньше, чем большинство из нас привыкло. Чтобы полноценно питаться взрослому человеку достаточно одного стакана еды (200 гр) по количеству. Посмотрите на свой завтрак до приема пищи — это в стакан уместится? Нет? — отложите часть в сторону. Или «это» отложится на ваших боках, заднице и втором подбородке. И помните: «Сделали дело — кушайте умеренно и смело!»
«Лягушка​​​​​​​» на десерт или голодный желудок. Это подарок от французов. Под лягушкой подразумевается дело, которое сделать нужно (пора, надо)… Но почему-то оно (дело) постоянно откладывается, кажется не приятным, скользким, противным. Как лягушка, в общем. Вы не любите лягушек? Да вы просто не умеете их готовить. Рецепт прост: строго по расписанию — набрались духом, взяли и съели с закрытыми глазами. Приучив себя к привычке: до 10.30 от 1 лягушки каждый день. А там смотришь — втянетесь и понравится. Bonappetit!

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна

В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

6. Советы молодому руководителю:

1. Если подчинённые тебя не слушаются, не замалчивай, зафиксируй для
   себя проблему. Срочно ищи решение, скорее всего ты сами виноват в
   этом. Ведь поведение твоих подчинённых, это в первую очередь реакция
   на твоё поведение.(см.

   Какими качествами должен обладать руководитель

   Бывают конечно неадекватные подчинённые, но опять же к тебе вопрос: «Почему ты до сих пор от такого не избавился?»

2. Трезво оценивай ситуацию, с какими проблемами ты сталкиваешься. Каких умений, навыков и личных качеств тебе не хватает. Как
   известно из психологии — постановка проблемы, или её формулировка,
   это уже половина её решения.

3. После того как ты выявил проблему, сформулировал её, ищи причины её
   возникновения. Совершенствуй личные качества, отрабатывай навыки
   своего поведения.(см.

   Как вести себя с подчиненными)

   Целенаправленное и непрерывное саморазвитие это главный двигатель
   твоей карьеры. Не забывай что ты находишься в условиях конкуренции.
   Главное хорошо понимать, что отказ от саморазвития, обрекает тебя не
   только на внутренний дискомфорт, но и на низкое качество жизни в
   материальном плане.

Александр Федотов

Похожие материалы:

Сотрудник хамит руководителю – что делать?
Как справиться со стрессом, если вы — руководитель

Или почему нужно заниматься своей психикой;
Как управлять людьми – психология;
Почему важно уметь наказывать подчинённых;
Как контролировать сотрудников;
Как делегировать задачи
Компетенции руководителя для эффективного управления;. Комментарии для сайта Cackle

Комментарии для сайта Cackle

Ошибки, которые допускают большинство руководителей

Не каждого начальника можно возвести в ранг хорошего руководителя. Все из-за того, что они допускают ряд ошибок, которые дискредитируют их в глазах подчиненных.

Рассмотрим самые распространенные ошибки:

1. Отсутствие желания напрягаться. Некоторые руководители, как только занимают свой пост, думают, что они взобрались на вершину горы и теперь можно расслабиться и ничего не делать, тем самым перекладывают часть своей работы на подчиненных. На самом деле нужно отчетливо понимать, что чем выше должность, тем больше прийдется работать. Подчиненные могут вам помочь в первые дни, но свою работу вы должны выполнять самостоятельно.
2. Неумение ценить работников. Каждый сотрудник, который качественно выполняет свою работу, заслуживает минимальное поощрение (хотя бы словесное).
3. Неумение организовать работу. Руководитель должен досконально знать весь производственный процесс. Очень часто из-за того, что начальник не понимает всех этапов производства и не знает, кто и за что отвечает, любые неурядицы списывает на непрофессионализм коллектива.
4. Отсутствие желания совершенствоваться, познавать что-то новое. Очень часто руководители, занимающие должность много-много лет, считают, что они все знают и не стремятся учиться и познавать что-то новое. А ведь жизнь и технологии не стоят на месте. И современный человек должен совершенствоваться, тем более руководитель.
5. Присвоение чужих заслуг. Эту ошибку рассмотрим на примере. В научной лаборатории работает талантливый сотрудник, который сделал какое-нибудь открытие. Вместо того, чтобы рассказать о достижении своего сотрудника, руководитель лаборатории всем рассказывает о том, что «ОНИ» это сделали. Такой начальник считает, что это открытие заслуга его лично, т. к. он классный работник, если под его руководством сотрудник достиг таких высот.
6. Проявление хамства и неуважения к коллективу. Иногда руководители не задумываются о том, что свои эмоции нужно контролировать и срываются по любому поводу на своих подчиненных. Конечно, бывают разные моменты, и так хочется выпустить пар. Но нужно научиться себя сдерживать, ведь простые работники, чаще всего, не имеют никакого отношения к вашему плохому настроению.
7. Незащищенность своих сотрудников. Если директор ставит свои интересы выше других, то он никогда и нигде не отстаивает свой коллектив. Он не разбирается в спорных ситуациях и не ищет виновного. Ему легче наказать людей (наложить штраф, дать выговор и т. д.), чем разбираться кто прав, а кто виноват.

Моральная подготовка

Первый рабочий день – это всегда волнительно, но нужно постараться взять себя в руки и упорядочить мысли. Накануне вечером подумайте о следующих ключевых аспектах:

Гарри очень похож на папу. Детские фото Максима Галкина — тому подтверждение

Включила чешский телеканал и разразилась смехом: почему у них полиция ворует

Щенок очень смешно отреагировал на увиденный им впервые лимон (видео)

Вы присоединяетесь к компании, чтобы помочь фирме выполнить свою миссию и реализовать основные стратегии

Вы являетесь членом большой группы, и работа является важной частью общего дела. Ваша цель – сформировать благоприятную рабочую атмосферу, мотивировать людей на дальнейшие свершения, помогать в развитии

Ваша роль заключается в создании высокопроизводительной команды. Все, что делают менеджеры, происходит в командах: от проектов до инноваций и реализации стратегии. Подавляйте желание критиковать прошлые методы, какими бы устаревшими или неэффективными они ни казались. Помните, что члены вашей команды долгое время работали именно так, и им не нужно говорить, что они ошибались. У вас будет достаточно времени, чтобы внедрить новые технологии и усовершенствовать старые методы. Не тратьте много времени на демонстрацию своих прошлых достижений в других организациях. Никто не ценит менеджера, который постоянно ссылается: «В моей последней компании мы делали это таким образом..». Это интересно только вам. Других это откровенно раздражает. Улыбайтесь, запоминайте имена новых сотрудников, чаще обращайтесь к ним по именам, устанавливайте зрительный контакт во время диалога и не забывайте о рукопожатиях. Помните, что уважение — основа доверия в команде. Члены вашей команды, вероятно, беспокоятся о вашем прибытии, поэтому вы должны найти способ успокоить их как можно быстрее. Подчиненные не должны вас бояться, поскольку страх блокирует любое развитие.

Сервисные подразделения

Есть и еще одна категория людей, с которой нужно наладить контакт — это сотрудники сервисных подразделений. Часто их считают «маленькими людьми», а на самом деле они играют важнейшую роль в функционировании организации. Если вы, например, вступили в конфликт с системным администратором, то все ваше подразделение рискует на день-другой остаться без почты. Если не наладили контакт с помощником бухгалтера, то могут происходить очень неприятные задержки в оформлении документов, ну, а обидели помощника кадровика и ваши сотрудники месяц ждут нужной справки.

Если вы выросли в коллективе, то вы знаете и этих людей и проблемы, которые регулярно возникают. Поэтому потратьте день на то, чтобы нарисовать карту взаимозависимостей вашего подразделения и еще неделю, чтобы поговорить со всеми нужными людьми. Помните, что одна из главных функций руководителя — договариваться.

Если кратко резюмировать все, что написано выше, то руководитель — это профессия, в которой дипломатичность и объективность играют очень важную роль. Надеюсь, что рекомендации, которые вы нашли в этой статье, помогут вам более эффективно начать свою карьеру менеджера.

avtor@src-master.ru