В процессе работы любой компании постоянно появляются все новые и новые документы. Одни из них по закону практически не задерживаются в организации, другие должны храниться в архиве долгие годы, даже в том случае, если компания прекратит свое существование.
Для того, чтобы с документами все было в полном порядке, требуется архивная обработка дел долгосрочного хранения, а также четкое понимание того, что и сколько нужно хранить. В этой статье мы разберемся с двумя самыми распространенными группами — кадровыми и бухгалтерскими документами.
Сколько нужно хранить кадровые документы?
Среди непрофессионалов бытует мнение, что кадровые документы хранятся очень долго. Это отчасти правильно, но касается далеко не всех бумаг. Долго хранятся:
- бессрочно — приказы и распоряжения по основной деятельности, положения и инструкции по обработке персональных данных;
- 75 или 50 лет (в зависимости от того, когда закончено делопроизводство — до 1 января 2003 года или после) — трудовые договоры и доп.соглашения, все приказы по личному составу, все подлинники личных документов, если их не забрали сотрудники (например, трудовые книжки, дипломы, аттестаты и т.д.), гражданско-правовые договоры, личные дела и личные карточки, приказы об изменении любых анкетных данных, а также все бумаги, касающиеся работы в опасных условиях;
- 45 лет — книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, а также инструктажа по охране труда.
Все остальные кадровые документы хранятся намного меньше — от одного до пяти лет. Например, у бумагам, которые нужно беречь пять лет, относятся:
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда;
- приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам;
- приказы о направлении в командировку;
- приказы об отпусках;
- документы, связанные с материальной помощью.
Три года хранят график отпусков, документы о дисциплинарных взысканиях, бумаги о медосмотрах, уведомления и предупреждения работников.
Всего год нужно держать правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок, заявки о потребности в иностранцах, заявления сотрудников о выдаче документов.
Бухгалтерские документы
Что касается бухгалтерских документов, тут все намного проще:
- постоянно хранится только годовая отчетность;
- кассовые чеки и бланки строгой отчетности берегут полгода;
- все остальные бумаги, включая промежуточную отчетность, первичные документы и переписку хранят на протяжении пяти лет.
