Повышение эффективности использования рабочего времени

Эффективный руководитель

Контролировать подчиненного входит в обязанности администратора. Но кто проследит за директором в его личной исполнительности? Ведь именно от него зависит беспрерывный трудовой процесс, соблюдение сроков и во многом увлеченность персонала общей идеей.
У каждого есть свой образ эффективного руководителя. Он умный, организованный, опытный, настойчивый, прогрессивный, работоспособный. От лидера ждут и другие деловые качества:

• организовать рабочее время команды в целом и свое в частности;
• уметь адаптироваться к новым веяниям и менять направление деятельности, если не добились успеха;
• брать ответственность на себя за принятые решения;
• понимать коллектив, его возможности и уметь организовать под нужные задачи;
• стимулировать на продуктивность, помогать в решении профессиональных проблем, избегать переработок со стороны работников.

Нарисован почти идеальный образ топ-менеджера. Только руководителю, как и рядовому специалисту, свойственно отвлекаться. Основная проблема — коллеги, которые не устают отвлекать вопросами, телефонные разговоры, совещания, просмотр документации и электронной почты. На ее проверку в среднем уходит до 30% трудового дня. Частые заседания также несут мало пользы всей организации. Многие просто отсиживаются на них, не внося результативных предложений. Как среднему звену менеджмента, так и высшему помогут тайм-трекеры.

CrocoTime для всех и каждого

Программные продукты помогают сократить неэффективное время. Если требуется найти ошибки в механизмах управления, оптимизировать бизнес-процессы с учетом особенностей компании, оптимально подойдет ПО CrocoTime. Программа контроля покажет причины острой нехватки времени коллективу и его руководителю:

• нарисует картину дня: автоматически учитывает продуктивное и непродуктивное время;
• проанализирует данные за неделю/месяц и определит действия, которые перестали приносить прибыль, подскажет, как стоит перераспределить рабочие силы для выполнения более важных задач;
• поможет в бизнес-планировании: автоматически составит отчеты, на основании которых можно оценить эффективность команды, выбрать наиболее удобный механизм управления коллективом.

Вовремя реагировать на перемены, менять систему управления компанией в зависимости от ее успешности – важная часть грамотного предпринимательства. Равно как и умение правильно расставлять приоритеты, распределять нагрузку. Оптимизировать бизнес-процессы будет ПП CrocoTime.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень

Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Методики реализации тайм-менеджмента

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

• В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
• Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
• Растет уровень результативности каждого работника;
• Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты

Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

• Срочные и важные;
• Срочные и неважные;
• Несрочные и важные;
• Несрочные и неважные.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата

При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Необходимость рационального использования трудовых ресурсов

Для современных предприятий рациональное использование человеческих ресурсов является насущной необходимостью. От того, насколько эффективно управление персоналом на предприятии, зависят: бесперебойность производства, успешное выполнение поставленных задач, развитие организации, ее конкурентоспособность и т. д.

От обеспеченности организации человеческим капиталом и от эффективности его использования зависит следующее:

• своевременность выполнения работ и объем производства
• степень использования активной части основных производственных фондов (то есть, оборудования, машин, станков, механизмов и т. д.)
• себестоимость выпущенной продукции и, как следствие прибыль и рентабельность
• множество других важных экономических показателей.

Замечание 1

В то же время, стоит отметить, что на объем выпуска оказывает влияние не столько численность работников, сколько выработка и производительность труда. Именно по этой самой причине данный анализ является важнейшим (если не ключевым) элементом аналитической работы менеджера.

Эффективность рабочего времени теория и практика

Многим свойственно делить свою жизнь на части. Нелюбимую — что просто отбывают на службе, производстве, и другую — когда хотят успеть жить на полную. Это проблема и трудноискоренимый стереотип среди тех, кто не видит смысла и цели в своем труде. Первые минуты в офисе многие рассматривают как продолжение утреннего домашнего ритуала:

• просматривают личную почту и ленту новостей;
• переписываются с друзьями в соцсетях;
• изучают сайты по поиску работы и онлайн покупок.

Перечислять псевдозанятия, которые крадут важный ресурс, уже не стоит. Продуктивное утреннее время ушло. Еще сколько-то минут нужно, чтобы вернуться мыслями к непосредственным обязанностям и сконцентрироваться на них.
Впрочем, научиться рационально распределять время можно. Наука тайм-менеджмента нам в помощь: в теории и на практике.

Эффективность использования рабочего времени (теоретические аспекты)

Выкладываться на 100% в течение всего дня невозможно. Никто еще не отменял биологических ритмов жизни. На плодотворность влияют:

• режим труда;
• планирование занятости;
• организация трудового процесса;
• самочувствие сотрудника.

Как же действовать, чтобы не получить “волшебный пинок для скорости” от работодателя? Начинайте с малого – расписывайте все дела, и заметите, насколько вырастет ваша продуктивность, сколько высвободится минут, часов, в том числе и на отдых. О завтрашнем дне думаем с вечера:

планируем действия. Это увеличивает результативность на 25%

Большие задачи разбиваем на мелкие;
фиксируем план действий вместе со сроками их осуществления – так они будут более конкретными и ощутимыми;
расставляем приоритеты: простой способ «АБВГ», где А – самое важное дело дня, Б – средней важности и т.д. С утра приступайте к пункту А

Выполнили это задание – вздохнули полной грудью с облегчением, и далее день покажется более легким. Но постарайтесь не допустить, чтобы значимая цель перешла в разряд срочных;
сосредотачиваемся на главном – переносим второстепенные проблемы на менее продуктивное время, полномочия делегируем;
планируем отдых. Доказано, что моральное выгорание снижает отдачу, и напротив, хорошая передышка дает новые силы и идеи.

Бизнес моделирование

Умный предприниматель, если хочет остаться на плаву, начинает свое дело с составления бизнес-концепции. Систем продвижения на рынке множество, каждый выбирает свою. Мы определим ее как умение или намерение заработать деньги, как практический инструмент для решения, в каком направлении должна развиваться организация.

Бизнес-планирование – процесс постоянный. Успешность его реализации зависит от управляющего звена, от авторов модели, от тех, кто должен привести предприятие к процветанию. Каждый отталкивается от целей и задач своего конкретного занятия. Но есть основные общие действия для оптимизации:

• зафиксировать основу: определить текущие процессы, их плюсы и минусы, чтобы отталкиваться от этой модели к новой;
• идти от конкретного к общему: получить картину трудового дня одного работника, чтобы понять производительность всего отдела;
• разработать стратегию: на основании полученных данных на первых этапах решить, какие направления улучшить, с помощью каких инструментов достигнуть большей производительности;
• снять психологические препятствия, т.е. объяснить персоналу, для чего нужны изменения, и что они дадут отдельному сотруднику.

Эффективность использования рабочего времени на предприятии

Завершить определенный проект качественно и, главное, в точно установленные календарные даты — цель любой уважающей себя организации. Правда, случается, что фиксированные сроки сдвигаются и становятся почти недостижимой мечтой. Если задаться вопросом, как исправить эту ситуацию, можно получить помощь в виде программного продукта.

Так и поступили в «Рязаньпроекте». Рабочие вновь срывали сроки очередной программы, указывали на сложность специального программного обеспечения, оправдывались его новизной и своим недостатком опыта. Тогда дирекция по развитию решила остановиться на ПО CrocoTime и повернуть обстоятельства себе на пользу. Установка ПП учета и анализа рабочего времени позволила апеллировать всем жалобщикам на их задержки. На основе отчетов выяснили:

• время прихода/ухода и утренних задержек;
• целевую и нецелевую занятость;
• фактически отработанное время каждым специалистом;
• эффективность отдельных сотрудников и подразделений в целом по конкретным заданиям.

В итоге руководство “Рязаньпроекта” отметило эффект от внедрения продукта: наладили дисциплину, оптимизировали работу и получили прибыль.

Список использованных источников

Адамчук В.В. Организация и нормирование труда — М.: «Финстатинформ», 1999г. — 301 с.

Адамчук В.В., Ромашов О.В., Сорокина М.Е. Экономика и социология труда. Уч-к для ВУЗов, — М.: ЮНИТИ, 1999 г. — 407 с

Попов Л.А. Анализ и моделирование трудовых показателей. Уч-к 2-ое изд., перераб. и доп., — М.: Финансы и статистика, 1999 г. — 208 с.

Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии.: уч. пос., — Мн.: Новое знание, 2001г. — 304 с.

Баланс рабочего времени ОАО «Беларусьрезинотехника»

Базылева М.Н. Мотивация труда и трудовые отношения: системный анализ.: Монография, — Мн.: БГЭУ, 2001г. — 168 с

Лебедева С.Н., Мисникова Л.В. Экономика и организация труда: У-к для студентов ВУЗов по специальности «Экономика и управление на предприятии», — Мн.: Мисанта, 2002г. — 166с.

Сербиновский Б.Ю. и Чуланова В.А. Экономика труда и социология труда, — Ростов-на-Дону: «Феникс», 1999г. — 512 с.

Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии.: Уч. пос. — 2-ое изд., испр. и доп., — Мн.: Новое знание, 2002г. — 319 с.

Ерохина Р.И., Самраилова Е.К. Анализ и моделирование трудовых показателей на предприятии. Уч. пос. /Под ред. Рофе А.И., — М.: Из-во «МИК», 2000г. — 160 с.

Резинщик. Информационный бюллетень ОАО «БРТ», 25 мая 2006г. № 14.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами

Поэтому уделим им особое внимание

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Записываем свой график и делаем выводы

Любой человек имеет привычки, которые занимают немалую часть нашего времени. Грамотный управленец должен разобраться, куда уходит его рабочее время и ресурс работников. Контролировать свои привычки сложно, поэтому все дела за день лучше записывать в блокнот или специальную таблицу. Контролировать собственный временной ресурс предприниматель может двумя способами:

1. При помощи секретаря, который будет вести ежедневник, куда вносятся все ваши дела шаг за шагом.
2. С помощью дневника, который придется вести самостоятельно.

Первый способ пригоден для руководителей, которые практически работают только в пределах учреждения. Вот как характеризует один из американских предпринимателей свою реакцию на результат такого учета: «Учет времени моя секретарша ведет уже не первый год, но каждый раз, анализируя свой график, я удивляюсь, сколько же времени уходит на второстепенные дела».

Вести самостоятельный контроль при помощи дневника или таблицы более эффективно. Дневник не только поможет сделать анализ затраченного ресурса за определенный промежуток времени, но и научит следующему:

• Трезво оценивать ваши возможности и планировать только осуществимые задачи.
• При помощи анализа вы заметите, какими мелкими окажутся многие крупные проблемы.
• Определять, какие ошибки были допущены, и избегать их в дальнейшем.
• Разделять важные дела и неосуществимые.
• Эффективнее руководить своим коллективом.

Небезосновательный вопрос, который задают начинающие предприниматели: когда делать записи, если рабочий день и так уплотнен? Грамотный менеджер должен затратить определенное время для изучения своего времени, чтобы впредь использовать его лучше. Записи могут производиться на работе, например перед уходом домой, или дома, перед сном. Старайтесь не тратить на них продуктивное время. Они должны быть объективными.

Записи могут производиться на работе, например перед уходом домой, или дома, перед сном.

В дневник записываются все рабочие моменты пошагово с причинами. Делать записи проще, если использовать простую систему символов и обозначений. Например: вы отвлеклись на разговор по телефону и затратили на это 15 минут. Запись можно осуществить всего несколькими буквами: Р – разговор, Н – неважный, П – плохо.

В конце недели вы сможете оценить свое время и поймете, сколько трудовых ресурсов ушло в пустоту.