Как все успеть на работе: пошаговая инструкция. планирование времени и самоорганизация

Узнайте свой пик активности

Вы сова или жаворонок? Каждый человек должен понять свои биологические ритмы и жить в соответствии с ними. Цените время и не тратьте его даром. Человек, который хочет больше успевать, должен понять, на какое время приходится его пик активности. Вам сложно просыпаться рано и вы раскачиваетесь к обеду? Тогда именно на это время ставьте важные совещания и встречи.

А если ваша работа не предполагает общения с людьми, то загружайте пик активности своим главным проектом дня. Вы жаворонок и работаете утром? Тогда часть работы вы можете брать на дом. Нет ничего странного в том, если вы после завтрака и зарядки сядете работать. А вторую половину дня в офисе вы можете уделить своим делам. Совершайте личные звонки, читайте или что-то изучайте. Меняя подобным образом уклад своего дня, вы будете продуктивней работать и больше успевать. А если у вас в офисе лояльный начальник, то он поймет ваш ритм жизни и будет отпускать с работы после обеда.

Делегирование дел


Мы не можем успеть все на свете, как бы не старались. Иногда просто необходимо устроить разгрузочный день, освободить свое время можно с помощью делегирования определенных дел кому — либо другому. Оно поможет Вам сэкономить огромное количество времени и использовать его на свой личностный рост и развитие. Однако, для успешного поручения дел другому человеку, необходимо правильно и точно передать сформулировать смысл задачи и пути ее решения. Делегировать можно те задачи, решение которых Вам удается не особо хорошо, а кто-то другой выполнит их лучше. И те дела, что отнимают у вас много энергии, ее Вы сможете потратить на более важные дела.

Как предотвратить эти последствия?

  • Гуляйте на улице не менее 2х часов в день в любую погоду, Кровь насытится кислородом, а мысли в голове урегулируются.
  • Наладьте режим сна. Это одинаково полезно и для психического и для физического здоровья.
  • Регулярный отдых — Ваш девиз. Даже если Вы на пороге великого открытия, делайте перерывы.
  • Скажите «нет» перфекционизму. Этим Вы лишь можете загнать себя в угол.
  • Планируйте каждое свое дело. Во избежание нервного истощения и повышения продуктивности.

Делегируйте задачи

Хотите стать более продуктивным? Как на работе успеть все? Не выполняйте всю работу самостоятельно. Переложите часть своих обязанностей на чужие плечи. Если у вас в офисе работает много стажеров, то поручите маловажные задания им. Люди будут рады, что они наконец-то займутся делом, а вы сможете выполнять более важную работу, чем сшивать документы или нумеровывать страницы от руки. Минусом подобной работы будет тот факт, что вам придется тратить время на обучение людей и на проверку работы. Но в любом случае, делегируя задачи, вы будете экономить свое время.

Подобная практика подойдет не только для рядовых сотрудников, но и для директоров. Многие управляющие не могут делегировать свои обязанности, так как боятся доверить другому человеку ответственное поручение. Подумайте о том, что вы никогда не добьетесь успеха, если день за днем будете выполнять одну и ту же работу. А если вы будете менять свою деятельность и повышать свою компетенцию, то вы не только улучшите свои знания, но еще и сможете расширить бизнес.

Включить отдых в расписание

Многие из нас недооценивают, как важен для организма полноценный отдых. И думают, что если пожертвуют им и выкроят тем самым несколько часов в сутках, успеют реализовать больше задуманного

Но нельзя недооценивать важность хорошего сна. Мы нуждаемся в нем для нормального функционирования организма

Важно помнить, что никакая даже высокооплачиваемая работа не стоит здоровья. Недосыпы и стрессы, отсутствие полноценного обеда и отдыха рано или поздно разрушат Вашу продуктивность

Не будет сна – никакое рациональное использование времени не поможет.

Систематическое отсутствие отдыха приводит к эмоциональному выгоранию. Проявляется оно в следующих симптомах: хроническая усталость и слабость, снижение иммунитета, депрессия и апатия, бессонница и недомогание, разочарование в сфере своей деятельности. Вы, конечно, можете поработать час или два, но за это придется дорого заплатить.

Важные советы опытным мам молодым мамам

Конечно, не стоит все время прислушиваться к советам соседок, у которых уже есть взрослые дети. Присмотритесь к отпрыскам знакомой, насколько они воспитанные и как себя ведут. Так, вы сможете выяснить, стоит ли слушать подругу или соседку.

Несколько полезных советов:

  • Приготовьте в шкафу пять комплектов одежды на каждый день. Это сэкономит ваше время на сборы малыша в садик или школу
  • Хотите получить чистую комнату, устройте соревнование, кто быстрее приберется
  • Хоть несколько минут в день тратьте на себя. Сделайте маникюр, выщипайте брови или проведите сахарную эпиляцию. Вы – женщина и должны выглядеть хорошо для своего мужчины

Несколько советов для мам грудничков:

  • Рассказы о том, что ребенка не нужно приучать к рукам – бред. Это пережитки советского времени, дети нуждаются в вашей любви и ласке. Носите малыша как можно дольше на руках
  • Старайтесь продлить грудное вскармливание как можно дольше. Мировая организация здравоохранения рекомендует кормить ребенка грудью до 2-3 лет
  • С горшком и приучением к нему — отдельная тема. То, что все дети 30 лет назад в годовалом возрасте уже ходили на горшок – вынужденная мера. Лучше ходить на горшок, чем в «обделанных» штанах, которые постоянно мокрые. В то время практически у каждого ребенка был пеленочный дерматит. Подгузники – нужная вещь, не отказывайтесь от благ цивилизации. Время приучения к горшку зависит от способностей ребенка. При этом не обязательно ваш ребенок тупица, если в 2 года иногда уписывается
  • Не нужно все вещи новорожденного стирать вручную детским мылом. Сейчас есть детские порошки, которые не вызывают аллергию
  • Прислушивайтесь к своей интуиции, берите на заметку, то о чем вам сказала соседка или подружка

Работа и ребенок: советы

Стоит рассмотреть проблему совмещения работы и семьи с еще одной стороны: риск травматизации ребенка. Чтобы ребенок проще переносил вашу занятость, придерживайтесь следующих рекомендаций:

  1. Постарайтесь до года не расставаться с ребенком. В это время он познает «страшный» мир взрослых, и только в год начинается отход к самостоятельности.
  2. Качественно прощайтесь с ребенком. Рассказывайте, что уходите, а не убегайте, пока тот не видит. На прощание обнимите малыша, опишите, как весело он проведет время с няней или в детском саду. Распишите все по минутам и добавьте: «А потом и мама придет».
  3. Постоянно звоните ребенку. Если он еще маленький, то можно позвонить сиделке и попросить, чтобы она включила громкую связь. Тогда малыш тоже услышит голос матери. С детьми постарше разговаривайте сами, интересуйтесь их делами, подбадривайте.
  4. Общаясь дома с ребенком, не тратьте его время на что-то еще. Не отвлекайтесь на рабочие вопросы.
  5. Познакомьте ребенка с вашей работой. Тогда он будет воспринимать ее как «друга», а не терзаться страхами и тревогами, думая «она нас разлучила».
  6. Будьте рядом в важные для ребенка моменты. Если ребенок хочет, чтобы вы пришли посмотреть на его выступление на утреннике, то вы должны это сделать во что бы то ни стало.
  7. Не воспитывайте в ребенке хроническое чувство вины. Некоторые мамы реагируют весьма специфично на плач и капризы ребенка: «Я работаю как проклятая, чтобы ты был сыт и обут, а ты вот как себя ведешь». Не перекладывайте на ребенка свои тревоги и свою ответственность.
  8. Не вините себя. Если вы хотите работать, то вы имеете полное право на это. Получать удовольствие от самореализации и с таким же удовольствием потом заниматься домашними делами куда лучше, чем погрязнуть в рутине и постоянном недовольстве собой. Поверьте, ребенку не будет полезной ваша забота «из-под палки». Признайтесь себе и ему, что вы не хотите и не должны зацикливаться на роли мамы.
  9. Не откупайтесь от ребенка подарками. Ему нужна ваша любовь, а не подарки. Лучше уделяйте хотя бы по полчаса ежедневно на игры и общение с ребенком.
  10. Придумайте семейные традиции и ритуалы, например, можно завести привычку завтракать всем вместе.

В погоне за образом идеальной женщины не нужно забывать о риске эмоционального выгорания. Вы не должны быть идеальной во всем, позвольте себе уставать, отдыхать, быть несовершенной. Научитесь отдыхать и заниматься собой без самообвинений. И еще раз подумайте: может быть, стоит сконцентрировать силы на одной сфере, а потом перейти на другие.

Книги по тайм-менеджменту

Б. Трейси «Тайм-менеджмент». Книга, где собраны только те советы, которые имеют действительную практическую ценность. Автор посвятил половину своей жизни на изучение этой темы, и точно знает как рационально распределить время на все сферы жизни и привести Вас к успеху, взяв под контроль свою жизнь.

К. Глинсон «Успевай больше, а делай меньше». С этой книгой можно забыть о прокрастинации и узнать о приемах, позволяющих тратить минимум времени, а успевать при этом в два раза больше.

Д. Кеннеди «Жесткий тайм менеджмент». В своей книге автор дает множество советов, как сделать каждый свой день по максимуму продуктивным. И суметь поменять свою жизнь пусть даже самым жестким и эффективным способом.

Д. Аллен «Привести дела в порядок». Книга поможет успокоить мозг и избавиться от тревожности, грамотно организовать личное время и сломиться от перегруженности информацией. Учит как не тратить энергию на посторонние вещи, перескакивая с одной задачи на другую, систематизировать поступающую информацию и правильно ее распределять.

Основные принципы тайм-менеджмента

Теория управления времени опирается на основные принципы:

Необходимо планировать жизнь или это сделают за вас;
Время – важный ресурс, его невозможно вернуть;
Важно научиться ставить приоритеты в конкретной ситуации и в глобальном плане – работа или семья и т.д. Работа для жизни, а не наоборот;
Постановка задач и чёткое следование намеченному курсу.. Тайм-менеджмент для женщин создан на основе этих базовых принципов

Часто сталкиваемся с ситуациями – много текущих дел и не знаем “за что хвататься”, как использовать правильно время. Почему женщины часто бывают загружены работой и живут в состоянии постоянных хлопот?

Тайм-менеджмент для женщин создан на основе этих базовых принципов. Часто сталкиваемся с ситуациями – много текущих дел и не знаем “за что хвататься”, как использовать правильно время. Почему женщины часто бывают загружены работой и живут в состоянии постоянных хлопот?

Как найти время для решения своих вопросов, семьи, личной жизни?

  1. Нет чёткого распределения времени и определения круга задач, расстановки приоритетов. Всё идёт по течению, без организации.
  2. Несобранность и неорганизованность, откладывание сложных дел “на потом” ведёт к накоплению нерешённых вопросов. Можно сравнить с посудой – легче мыть по 3 тарелки, чем целую гору за весь день. Этот принцип рассмотрим позже более подробно.
  3. Отсутствие интереса к определённой работе приводит к её затягиванию, нежеланию выполнять. А начинать стоит с самой сложной и не особо приятной задачи, чтобы освободить время для других дел.
  4. Неумение распределять задачи, просить о помощи, это касается работы в офисе и домашних дел. Часто женщины привыкли всё делать самостоятельно, а потом чувствуют ухудшение здоровья, нехватку сил.
  5. Большие затраты времени идут на вредные привычки, постоянную помощь окружающим.

В первую очередь, нужно расставить приоритеты в жизни, написать задачи по различным сферам деятельности: здоровье, семья, работа, друзья. Далее составлять список дел (план) на неделю и день, сначала это сложно, потом выработается навык, появится система действий. Такой план довольно удобен, как руководство к действию, напоминает, какие есть срочные задачи на работе, что нужно по семейным вопросам и для себя любимой.

Важный вопрос – важнее семья или работа? Часто женщины разрываются между работой и близкими людьми.

Важно понять – работа нужна для жизни, она не самоцель, а семья, дети, супруг – заслуживают также внимания и любви. Об этом стоит помнить, выполняя работу максимально эффективно использовать время, избегая переработок допоздна

Как быстрее выполнять офисную работу?

Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить. Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно

Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе. Чтобы этого не происходило, человек должен прибраться на рабочем столе

Вы работаете с бумагами? Выделите для них отдельный ящик в столе. Бумаг в вашей работе нет? Тогда оставьте на столе только компьютер и ручку. Никаких кружек, статуэток и карандашниц ставить нельзя. Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.

Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована. Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.

Порядок выполнения дел

Чтобы все успевать, в одно определиться с очередностью выполнения домашней работы. На первое место лучше поставить то занятие, которое приносит меньше всего удовольствия и дается достаточно тяжело. Стремление поскорее избавиться от этой задачи поможет быстро выполнить ее, причем качественно.

Второе место должно принадлежать срочным делам, которые лучше делать максимально быстро. Сделав работу, вы получите прилив сил и энергии, так как поймете, что на одну задачу в списке стало меньше.

Важно, выполняя работу, не отвлекаться на разные мелочи. Поэтому лучше отключите интернет, телевизор, выключите звук в телефоне и заранее подкрепитесь

Выпить воды, съесть бутерброд и тому подобные отвлечения затянут процесс.

Некоторым для этого достаточно сменить вид деятельности, а некоторые должны отдыхать полностью. Можете просто посмотреть в окошко, посидеть на диване. Только не нужно в это время заходить в соцсети, включать телевизор или же есть, так как это пагубно отразится на выполнении работы.

Как бы не должна была женщина все успевать, не забывайте, что в первую очередь вы — женщина! Любите себя, живите в удовольствие и не спешите! Всегда все успеется и работа, ужин, стирка подождут

Ведь важно успеть не постирать и погладить, а пожить, причем жить не замученной домохозяйкой, а счастливой и любящей женой, мамой

Основы грамотного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове.  Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» – дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков

Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней

Советы работающим мамам

Основная проблема работающих мам – самобичевание. Многие женщины корят себя за то, что бросили малыша в чужие руки – маме, в детский сад или няне. Стоит понимать, что это необходимость и принять это как должное. Иногда зарплаты мужа не хватает на запланированные покупки, и женщине хочется самореализации. Это вполне нормально, и не нужно по сто раз названивать во время рабочего дня домой. Без вас не остановится планета, покормить и поиграть с ребенком сможет воспитатель или няня.

Необязательно дети у неработающих мам умнее и воспитание. Все дело в вашем желании, за 1-1,5 часа можно больше дать ребенку, чем за весь день. Если вы выбрали карьеру, не укоряйте себя, ведь дети растут и когда вашему школьнику исполнится 10 лет, он станет самостоятельным, а вы потеряете свою квалификацию. Кроме того, в зрелом возрасте сложно подниматься по карьерной лестнице. Это нормально, когда молодая мама не имеет ни минутки свободного времени.

Помощь специалистов

Не пренебрегайте помощью уборщиц. Необязательно нанимать постоянную прислугу, можно раз в неделю приглашать специалистов для генеральной уборки. А в остальное время вы сами без труда сможете поддерживать чистоту в доме.

Отвозить детей в школу и забирать их оттуда тоже может специальный человек. Или можно договориться с родителями, которые живут рядом с вами, о поочередной доставке детей в детский сад, школу, кружок.

Таким же способом можно решить вопрос с готовкой или доставкой продуктов. В наши дни услуги уборщиц, сопровождающих людей, доставщиков или других специалистов стали доступнее. Можно найти очень экономичные варианты. А чтобы было проще определиться с тем, что выгоднее (вызвать службу помощников или самостоятельно прибраться, отвезти детей, съездить за покупками), посчитайте, сколько стоит час вашего времени. Возможно, профессиональная помощь обойдется дешевле.

Способ сравнения стоимости своего часа работы и услуг специалистов универсален для всего. Поручайте помощникам те дела, которые вам не нравятся. Кто-то не любит готовить, кто-то мыть окна, кто-то прибирать дом, но есть люди, которые за небольшую плату выполнят это на высшем уровне.

К тому же принимая помощь других людей, вы сами окажете помощь и поддержку. Например, можно воспользоваться специальными интернет-сервисами, которые позволяют найти за одну минуту исполнителя на любую работу. Но при выборе кандидатов, конечно же, не забывайте о безопасности. Особенно если задание связано с детьми или доставкой рабочих бумаг.

Тайм-менеджмент для женщин в декрете

Со стороны кажется, что в декретном отпуске женщина наслаждается материнством и общением с розовощеким младенцем. Однако на самом деле молодой маме приходится столкнуться с суровой реальностью, состоящей из будничных обязанностей, ухода за малышом, бессонных ночей и прочих обязанностей. Все успевать помогут основы тайм-менеджмента для женщин в декрете. Есть 3 простых совета:

  1. Планируйте свой день. В декрете плыть по течению практически невозможно. День ото дня возникают новые проблемы. Нужно отвести старшего ребенка на занятия в школу, убрать в квартире, приготовить обед и ужин, уделить время младшим детям. И все это за 24 часа. Успеть справиться со всеми делами поможет планирование. Заведите тетрадь или ежедневник. Записывайте туда абсолютно все задачи, даже мытье посуды.
  2. Попытайтесь упростить быт. В современном мире сделать это несложно. Почти у всех хозяек есть стиральные машины, мультиварки и робот-пылесос. Осталось лишь правильно спланировать намеченные работы. Взять, к примеру, приготовление еды. Заранее составленное меню на неделю освободит немало времени.
  3. Чаще всего в декрет уходит женщина. Мужчина же обеспечивает семью материально. Но даже при таком раскладе он может выделить пару часов на заботу о ребенке. Освободившееся время женщина может посвятить себе или домашним делам.

Главный совет для женщин в декретном отпуске: не бойтесь просить помощи.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Психея
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Adblock
detector